Universelt utforma dokument for langtidslagring
Korleis sikre at dokument møter krava både til langtidslagring etter arkivlova og til universell utforming? Saman med fleire av dei store leverandørane av sak- og arkivløysingar, Arkivverket og dei regionale Digi-nettverka har Uu-tilsynet sett om det er mogleg å møte krava til universell utforming innanfor rammene av PDF/A.
Oppsummert: Det er mogleg å møte krava til både langtidslagring og universell utforming i éin PDF. Tekstdokumentet må då konverterast til fil-formatet PDF/A-2a. Med riktige innstillingar kan eit tekstdokument gjerast om til PDF/A-2a på ein måte som sikrar at eigenskapar som gjer tekstdokumentet universelt utforma, også blir med vidare til PDFen. Det er då ein føresetnad at tekstdokumentet er universelt utforma før konverteringa. I tillegg må konverteringa til PDF/A-2a skje på ein måte som sikrar at desse eigenskapane frå tekstdokumentet blir med vidare i konverteringa.
Konverteringa skjer gjerne i eit sak- og arkivsystem frå ein ekstern leverandør. Det er likevel den einskilde offentlege verksemda som er ansvarleg.
PDF for arkiv og publisering - lagre i to filformat?
PDFar blir ofte sett på som ein versting når det kjem til universell utforming. Dette har mellom anna å gjere med at
- taggar forsvinn ved konvertering og at tekst ikkje blir maskinelt leseleg
- det er komplekst å rette universell utforming-feil i eksisterande PDFar
Som følgje av dette har mange trudd at den einaste måten for å møte krava til universell utforming, er å konvertere til PDF/UA-formatet, for dei dokumenta som publiserast på nett.
PDF/UA er derimot ikkje eit tillate filformat ved avlevering og deponering til Arkivverket. Dei må ha det i eit av PDF/A-formata. Det er fordi formatet har suverene eigenskap når det kjem til langtidslagring, som er Arkivverkets primærbehov.
Dette har ført til at fleire har stilt spørsmål ved om sak- og arkivløysingar som ein følgje av dette må produsere PDFar i to format: PDF/A til langtidsarkivering og PDF/UA til publisering på nettløysingar, som til dømes eInnsyn eller eigen nettstad.
Det er ikkje nødvendig å konvertere til to ulike PDF-format. Med riktige innstillingar kan eit tekstdokument gjerast om til PDF/A-2a på ein måte som sikrar at eigenskapar som gjer tekstdokumentet universelt utforma, også blir med vidare til PDFen.
Der arkiv-regelverket peikar på konkrete filformat (variantar av PDF/A), viser krava om universell utforming ikkje til bestemte format, men til eigenskapar dokumentet må ha for at det skal kunne lesast av flest mogleg (WCAG 2.1).
Korleis sikre universell utforming av PDF/A-dokument?
Den mest grunnleggjande føresetnaden for å gjere ein PDF universelt utforma er å
- kode produksjonsdokumentet eller grunndokumentet (typisk MS Word) rett, for eksempel med rett overskriftsnivå ved å bruke dei innebygd stilane i tekstbehandlingsprogrammet
- leggje inn ein alternativ tekst på bilete, der bilete er viktig for å forstå innhaldet (for eksempel ein graf)
- sikre at malar er universelt utforma
- gje opplæring til dei som lagar dokument grunnleggjande kunnskap om kva som må til for å gjere dokumenta universelt utforma.
Sjå Løysingsforslag for dokument, med kort forklaring og skjermdumpar for dei som skal lage dokument.
Kven har ansvaret?
For kundar av sak- og arkivløysingar skjer denne konverteringa automatisk, og dei færraste har noko med desse innstillingane å gjere. Det er likevel kvar enkelt verksemd sitt ansvar å sikre at leverandøren de har valt konverterer til PDF/A-2a på ein måte som både møter Arkivverkets formatkrav og dei tekniske krava til universell utforming av dokument. Dette skjer mellom anna gjennom å stille krav i anskaffingar og i leverandørdialogen i etterkant.