Gjesteblogg: Et forlag sin erfaring med tilsynsprosessen

Cappelen Damm Utdanning har samarbeidet med store deler av bransjen for digitale læremidler og læringsressurser, men dessverre opplevde vi at selve tilsynet snarere bremset dette samarbeidet enn å stimulere videre. Det er særlig tre ting vi særlig opplevde som utfordrende i forbindelse med tilsynet, som vi forteller om her i bloggen.

I Cappelen Damm Utdanning har vi de siste årene opplevd en stor modning i både kompetanse og systemstøtte for universell utforming i våre produkter og tjenester. Vi har samarbeidet med store deler av bransjen for digitale læremidler og læringsressurser, både gjennom Forleggerforeningen, IKT-Norge og Standard Norge, og med representanter for ulike brukergrupper, Statped og Udir/KD.

Dette samarbeidet oppsto før tilsynsrunden tok til, men da tilsynene ble varslet ble dette arbeidet intensivert. Dessverre opplevde vi at selve tilsynet (vår/sommer/høst 2023) snarere bremset dette samarbeidet enn å stimulere videre. Mange av ressurspersonene i bransjen ble fullt opptatt med å tolke de IKT-faglige rapportene, finne løsninger på det som for oss var uklare problemstillinger og holde i dialog med tilsyn, kommuner og underleverandører.

Det er særlig tre ting vi opplevde som utfordrende i forbindelse med tilsynet

1: De IKT-faglige rapportene

De IKT-faglige rapportene var skrevet i en svært knapp form, som tidvis var vanskelig å forstå. Bildedokumentasjon ble levert ved siden av rapporten, og var dels vanskelig å koble opp mot denne. Lenker til sidene feilene ble funnet på manglet. Mye tid gikk dermed med på å forstå hva tilsynet mente var galt, finne ut av hvor de var og hvordan dette kunne løses innenfor tilsynets forståelse av regelverket. Dersom rapporten hadde vært utarbeidet i et tydeligere og mer beskrivende format, eller dersom tilsynet hadde tatt initiativ til et dialogmøte tidlig i prosessen, ville vi trolig kunne brukt mer tid på å løse problemer, framfor å prøve å forstå tilbakemeldingene.

2: Kommunikasjonen

Siden vi som leverandører ikke var direkte part i saken, ble kommunikasjonen uforutsigbar og mangelfull. Dersom vi løpende hadde fått en kopi av kommunikasjon mellom tilsynet og kommunene, ville det vært enklere å forstå og rette feil tidligere. Og ettersom tilsynet skjedde i en periode med ferieavviklinger (både sommerferie og høstferie), var tidsfristene svært knappe.

3: Kommunikasjonen med Uu-tilsynet

I tilsynsprosessen opplevde vi kommunikasjonen med Uu-tilsynet som vanskelig. Vi opplevde at kontaktpersonene i tilsynet ikke kunne hjelpe oss i så stor grad som de selv ønsket, siden selve prosessen ikke tillot dette. Samtidig mener vi tilsynet gikk ut med informasjon til offentligheten underveis der de blant annet hevdet at feilene som ble funnet verken var vanskelige eller kostbare å rette. Dette står i sterk kontrast til opplevelsen i bransjen selv, og førte til mye usikkerhet og merarbeid for de som jobbet med relasjonen til våre andre kunder (skoler og kommuner ikke omfattet av tilsynet), som var engstelige for å bryte regelverket og pådra seg dagbøter.

Oppsummering

Tilsynsprosessen kunne med fordel kunne vært lagt opp på en måte som stimulerte mer til dialog og samarbeid. Da ville trolig løsningene også blitt bedre og lettere å implementere. Samtidig må vi understreke at Uu-tilsynet har vært svært konstruktive og samarbeidsorienterte i etterkant av selve tilsynsprosessen, noe vi er veldig glade for. Vi ser fram mot et godt samarbeid i årene som kommer, der vi sammen kan finne gode løsninger for en enklere skolehverdag for alle elever.